Comment j’ai organisé mon dossier Documents ?How I Organized My Documents Folder

Publié lePublished on 2026/10/13 · 6 vues6 views

Tous mes papiers tiennent dans un seul dossier sur mon Mac, et je retrouve n'importe quel document en quelques secondes. Voici comment je l'organise.All my papers fit in a single folder on my Mac, and I can find any document in a few seconds. Here's how I organize it.

#general

Depuis plus de dix ans, tout passe par ce dossier « Documents ». Il n'a rien de sophistiqué : quelques règles simples, appliquées avec constance.

Un dossier par domaine de vie

Je ne range pas mes fichiers par format, je les range par sujet de ma vie. Chaque dossier racine correspond à une question qu'on peut me poser : « votre dernier bulletin de salaire ? », « votre carte grise ? », « votre diplôme ? ». Je sais toujours où chercher, parce que je pars de la demande.

Mes dossiers se répartissent en six familles :

Famille	Mes dossiers	Ce que j'y mets
Identité et officiel	Documents personnels officiels, Visa Étranger, Diplômes, Photos identités	Carte d'identité, passeport, permis, visas, diplômes
Travail et carrière	Travail, CV + Lettres Motivations, Vie Universitaire, Auto-Entreprise, Bafa	Contrats, bulletins de salaire, CV par année, documents de la fac
Argent et administration	Impôts, Banque, Factures, CAF, Patrimoine, Amendes	Déclarations, avis d'imposition, RIB, factures
Vie quotidienne	Santé, Logement, Véhicules	Attestations, justificatifs de domicile, papiers de chaque véhicule
Loisirs	Voyages, Événements, Anniversaires	Billets, cartes d'embarquement, assurances voyage
Divers	Autres Documents	Ce qui n'a pas encore trouvé sa place

Je crée un dossier racine dès qu'un nouveau sujet apparaît dans ma vie, même s'il ne contient qu'un fichier. Quitter mon CDI, m'inscrire à France Travail, demander des visas pour l'Asie : chaque étape a eu son dossier.

Mes quatre règles de rangement

Dans chaque domaine, je descends du général au précis, et je m'arrête à quatre niveaux de dossiers.

Chaque niveau répond à une question plus précise : de quoi parle-t-on, quel sujet, quelle année ou quel objet, quelle étape.

1. Quatre niveaux, pas plus. Domaine, sujet, année ou objet, puis étape ou mois. C'est assez profond pour que chaque dossier reste lisible, et assez plat pour ne jamais me perdre dans l'arborescence.

2. Un dossier par année pour tout ce qui revient. Impôts, CV, justificatifs de domicile : dès qu'un document se renouvelle chaque année, il a son sous-dossier 2024, 2025, 2026. Pour les justificatifs de domicile, je descends jusqu'au mois avec des noms comme 2020-07 Juillet : le numéro garde l'ordre, le mot se lit d'un coup d'œil.

3. Un dossier par objet, découpé par étape. Chaque véhicule a son propre dossier, avec un sous-dossier par moment de sa vie : achat, carte grise, assurance, contrôle technique, réparation, vente, certificat de cession. Le jour où je vends, tout ce dont l'acheteur a besoin est au même endroit.

4. La date dans le nom du fichier. Le dossier dit de quoi il s'agit, le nom dit quand. J'écris la date dans l'ordre année, mois, jour, comme dans photos_identites_2025_10_31 : le tri alphabétique devient un tri chronologique.

Deux soupapes pour garder le reste propre

Un système trop strict finit abandonné. J'ai donc prévu deux endroits pour ce qui ne rentre pas dans les cases.

Un dossier « Archives » là où les versions s'empilent. Quand je renouvelle un permis ou une pièce d'identité, l'ancienne version part dans Archives ou dans un sous-dossier daté. Le document en cours reste seul au premier niveau.
Un dossier « Autres Documents » à la racine. Quand je ne sais pas encore où ranger un fichier, il atterrit là plutôt que sur le bureau. Je le reclasse quand son sujet devient clair, ou quand un nouveau dossier racine mérite d'exister.

Si tu veux copier le système

Tu peux reprendre ma méthode telle quelle : cinq règles suffisent, et tu peux commencer avec trois dossiers.

Range par domaine de vie (travail, santé, logement, identité), jamais par type de fichier.
Dès qu'un document revient chaque année, crée un sous-dossier par année.
Donne un dossier à chaque objet important (une voiture, un logement, un contrat) et découpe-le par étape.
Mets la date au début ou à la fin du nom, au format 2026-10-24.
Renomme le fichier au moment où tu le ranges, pas « plus tard » : plus tard, c'est IMG_7384.HEIC pour toujours.

C'est tout. Pas de logiciel, pas d'étiquettes de couleur : des dossiers bien nommés, et dix ans de papiers que je retrouve depuis l'autre bout du monde.

Le prompt pour ranger ton dossier comme le mien

Si tu utilises un assistant IA qui a accès à tes fichiers, copie ce prompt et donne-lui ton dossier de documents. Il créera toute l'arborescence, y compris les dossiers encore vides, puis rangera et renommera ce que tu as déjà.

Tu vas organiser mon dossier de documents administratifs et personnels selon une méthode précise. Avant de déplacer ou renommer quoi que ce soit, montre-moi le plan complet et attends ma validation. Ne supprime aucun fichier.

1. Crée d'abord les dossiers racine indispensables, même s'ils restent vides pour l'instant :
- Documents personnels officiels (sous-dossiers : Carte d'identité, Passeport, Permis, Signature)
- Photos identités
- Diplômes
- Visa Étranger
- Travail (un sous-dossier par employeur)
- CV + Lettres Motivations (un sous-dossier par année)
- Vie Universitaire
- Impôts (un sous-dossier par année)
- Banque (un sous-dossier par banque, avec un sous-dossier RIB)
- Factures
- Santé (sous-dossiers : Sécurité sociale, Mutuelle, Carte Vitale, Ordonnances, Vaccins, Spécialistes)
- Logement (sous-dossiers : Bail, Justificatif Domicile par année, Charges)
- Véhicules (un sous-dossier par véhicule)
- Voyages (un sous-dossier par destination)
- Événements
- Autres Documents

2. Respecte ces règles pour la suite :
- Range par domaine de vie, jamais par type de fichier.
- Pas plus de quatre niveaux de dossiers : domaine, sujet, année ou objet, étape ou mois.
- Tout document qui revient chaque année va dans un sous-dossier par année (2025, 2026...). Pour un découpage par mois, nomme le dossier au format "2026-07 Juillet".
- Chaque objet important (véhicule, logement, contrat) a son propre dossier, découpé par étape : achat, assurance, carte grise, contrôle technique, réparation, vente.
- Quand un document est renouvelé, l'ancienne version va dans un sous-dossier "Archives".
- Crée un nouveau dossier racine si un sujet de ma vie n'entre dans aucune famille.

3. Range ensuite mes fichiers existants dans cette structure.

4. Renomme chaque fichier selon le format : type-de-document_precision_AAAA-MM-JJ.extension (exemple : avis-impot_revenus-2025_2026-08-12.pdf). Utilise la date du document quand elle est lisible, sinon la date du fichier. Renomme en priorité les noms bruts comme IMG_1234.HEIC ou "Capture d'écran".

5. Si tu ne sais pas où va un fichier, mets-le dans Autres Documents et liste-le-moi à la fin.

6. Termine par un récapitulatif : dossiers créés, fichiers déplacés, fichiers renommés, fichiers laissés dans Autres Documents.

Un dernier point, le plus important : ce prompt ne fait que poser la structure. Le rangement ne tient que si tu es régulier. Chaque fois que tu reçois un document, ajoute-le tout de suite dans le bon dossier et renomme-le au bon format. Un fichier laissé dans Téléchargements « pour plus tard », c'est le début du désordre.

For more than ten years, everything has gone through this "Documents" folder. It isn't sophisticated: a few simple rules, applied consistently.

One folder per area of life

I don't sort my files by format. I sort them by subject in my life. Each top-level folder corresponds to a question someone might ask me: "Your latest payslip?", "Your vehicle registration?", "Your diploma?" I always know where to look because I start from the question.

My folders fall into six families:

Family	My folders	What I put in them
Identity and official	Documents personnels officiels, Visa Étranger, Diplômes, Photos identités	ID card, passport, driver's license, visas, diplomas
Work and career	Travail, CV + Lettres Motivations, Vie Universitaire, Auto-Entreprise, Bafa	Contracts, payslips, CVs by year, university documents
Money and administration	Impôts, Banque, Factures, CAF, Patrimoine, Amendes	Tax returns, tax notices, bank details (RIB), invoices
Daily life	Santé, Logement, Véhicules	Certificates, proofs of address, papers for each vehicle
Leisure	Voyages, Événements, Anniversaires	Tickets, boarding passes, travel insurance
Miscellaneous	Autres Documents	Anything that hasn't found its place yet

I create a top-level folder as soon as a new subject appears in my life, even if it only holds one file. Quitting my permanent job, registering with France Travail, applying for visas to Asia: each of those steps had its own folder.

My four filing rules

Within each area, I go from general to specific, and I stop at four levels of folders.

Each level answers a more precise question: what are we talking about, which subject, which year or object, which step.

1. Four levels, no more. Area, subject, year or object, then step or month. That's deep enough for each folder to stay readable and shallow enough that I never get lost in the tree.

2. One folder per year for anything recurring. Taxes, CVs, proofs of address: as soon as a document is renewed every year, it gets a 2024, 2025, or 2026 subfolder. For proofs of address, I go down to the month, with names like 2020-07 Juillet. The number keeps the order, and the month name is readable at a glance.

3. One folder per object, split by step. Each vehicle has its own folder, with a subfolder for each stage of its life: purchase, registration certificate, insurance, technical inspection, repairs, sale, and transfer certificate. On the day I sell, everything the buyer needs is in one place.

4. The date in the file name. The folder says what the file is about, and the name says when. I write the date as year, month, day, as in photos_identites_2025_10_31. Alphabetical sorting becomes chronological sorting.

Two safety valves to keep the rest tidy

A system that's too strict ends up abandoned, so I've set aside two places for things that don't fit the boxes.

An "Archives" folder where versions pile up. When I renew a license or an ID document, the old version goes into Archives or a dated subfolder. The current document stays alone at the top level.
An "Autres Documents" folder at the root. When I don't yet know where a file belongs, it lands there instead of on the desktop. I reclassify it once its subject is clear, or when it's time for a new top-level folder.

If you want to copy the system

You can take my method as is. Five rules are enough, and you can start with three folders.

Sort by area of life (work, health, housing, identity), never by file type.
As soon as a document recurs every year, create a subfolder for each year.
Give each important object (a car, a home, a contract) its own folder, and split it by step.
Put the date at the beginning or end of the file name, in the format 2026-10-24.
Rename the file when you file it, not "later." Later, it's IMG_7384.HEIC forever.

That's it. No software, no color labels: just well-named folders and ten years of paperwork I can find from the other side of the world.

The prompt to organize your folder like mine

If you use an AI assistant that has access to your files, copy this prompt and give it your documents folder. It will create the whole structure, including the still-empty folders, then sort and rename what you already have.

You are going to organize my folder of administrative and personal documents using a specific method. Before moving or renaming anything, show me the complete plan and wait for my approval. Do not delete any file.

1. First, create the essential top-level folders, even if they remain empty for now:
- Documents personnels officiels (subfolders: Carte d'identité, Passeport, Permis, Signature)
- Photos identités
- Diplômes
- Visa Étranger
- Travail (one subfolder per employer)
- CV + Lettres Motivations (one subfolder per year)
- Vie Universitaire
- Impôts (one subfolder per year)
- Banque (one subfolder per bank, with an RIB subfolder)
- Factures
- Santé (subfolders: Sécurité sociale, Mutuelle, Carte Vitale, Ordonnances, Vaccins, Spécialistes)
- Logement (subfolders: Bail, Justificatif Domicile by year, Charges)
- Véhicules (one subfolder per vehicle)
- Voyages (one subfolder per destination)
- Événements
- Autres Documents

2. Follow these rules from here on:
- Sort by area of life, never by file type.
- No more than four levels of folders: area, subject, year or object, step or month.
- Any document that recurs every year goes into a subfolder per year (2025, 2026...). For a monthly breakdown, name the folder in the format "2026-07 Juillet".
- Each important object (vehicle, home, contract) gets its own folder, split by step: purchase, insurance, registration certificate, technical inspection, repairs, sale.
- When a document is renewed, the old version goes into an "Archives" subfolder.
- Create a new top-level folder if one of my life subjects doesn't fit any family.

3. Then sort my existing files into this structure.

4. Rename each file using the format: document-type_detail_YYYY-MM-DD.extension (example: tax-notice_income-2025_2026-08-12.pdf). Use the date on the document when it's readable, otherwise the file's date. Prioritize renaming raw names like IMG_1234.HEIC or "Screenshot".

5. If you don't know where a file belongs, put it in Autres Documents and list it for me at the end.

6. Finish with a summary: folders created, files moved, files renamed, files left in Autres Documents.

One last point, the most important one: this prompt only sets up the structure. The system only works if you're consistent. Each time you receive a document, add it to the right folder straight away and rename it in the right format. A file left in Downloads "for later" is the start of disorder.